Leveranciersaudits van KTBA

Productieprocessen helder in beeld

Sinds 2020 verzorgt KTBA de leveranciersaudits voor Brand Masters uit Oosterhout. Brand Masters is een internationaal opererende, commerciële en logistieke dienstverlener. Naast de in- en verkoop van chocolade, zoetwaren, frisdrank en huishoudelijke artikelen van A-merken, ontwikkelt Brand Masters ook een eigen portfolio van concepten binnen deze categorieën. Op deze manier weet het bedrijf een uniek assortiment aan te bieden binnen non-food retail. “Leveranciers zijn voor ons een essentiële schakel in de bedrijfsvoering. Daarom hechten wij veel waarde aan leveranciersaudits. KTBA verzorgt deze naar alle tevredenheid voor ons. Het heeft ertoe geleid dat we nu nóg selectiever zijn in onze samenwerkingen met leveranciers”, zegt Astrid de Weerd, senior QA Officer bij Brand Masters. Valerie Vanhove, regiomanager bij KTBA België voor Antwerpen en Limburg vult aan: “We zijn trots op het feit dat we onze auditors zo goed weten te koppelen aan leveranciers.”

Verbeterpunten houden je scherp

“Deze leveranciersaudits zijn misschien wel de belangrijkste in onze organisatie”, benadrukt Astrid. “Ze brengen de productieprocessen van onze leveranciers helder in beeld. Hierdoor zien we sneller of ze door een specifieke certificering (bijvoorbeeld BRCGS, IFS, FSSC of ISO 9001) onder een hoog of laag risico vallen. Ook beoordelen we nu veel eerder of een samenwerking wel of niet strookt met onze wensen en verwachtingen.” KTBA onderschept met haar leveranciersaudits de kwetsbare aspecten, soms blinde vlekken die je als ‘buitenstaander’ niet snel zullen opvallen. Denk bijvoorbeeld aan Critical Control Points (CCP’s) die niet goed beschreven of geborgd zijn of onvolledige gevarenanalyses. Astrid: “Deze aspecten, oftewel verbeterpunten, houden ons scherp zodat we kwalitatief goede producten op de markt blijven brengen en de bedrijfsprocessen geborgd zijn. Fijn als een auditor je daarop wijst. De ondersteuning van KTBA leert ons sowieso om kritischer te kijken.”

Scorecard onderdeel van ‘levend’ kwaliteitshandboek

Leveranciersaudits hebben als doel continue verbetering binnen de levering te bewerkstelligen, een voortdurend proces. Geen enkel kwaliteitshandboek is in één dag geschreven. “Het is een levend document”, nuanceert Valerie. “Je checkt of interne procedures kloppen met de praktijk en de wettelijkheid hiervan. Elk land heeft haar eigen wet- en regelgeving. Er zijn al verschillen tussen Nederland en België. Kun je nagaan hoe groot de verschillen kunnen zijn als je verder over de grenzen kijkt.” Ook daar biedt KTBA uitkomst aangezien zij als onderdeel van het internationale Mérieux NutriSciences, auditoren uit 26 landen wereldwijd kan inzetten.

Om de leveranciers beter te leren kennen, ontwikkelde KTBA voor bedrijven een handige scorecard. Astrid: “Wanneer leveranciers met ons in zee gaan, weet je soms niet of ze dat doen omwille van een piek of omdat ze in een duurzame samenwerking met ons geloven. De scorecard toont aan of je je met elkaar in rood, oranje of groen vaarwater bevindt en daar kun je vervolgens op sturen. Uiteindelijk wil je duurzame relaties opbouwen voor een bestendige toekomst. Samen met leveranciers die jouw visie en missie onderschrijven.”

Duurzaamheid en bewustwording

Over duurzaamheid gesproken. Voor Brand Masters is dit een actueel thema. Zo kijkt het bedrijf onder andere naar haar eigen CO2-footprint, investeerde ze in zonnepanelen en elektrische auto’s en combineert ze zoveel mogelijk efficiënte vrachten. De vraag is of haar leveranciers duurzaamheid eveneens belangrijk vinden. “Dat wil je kunnen toetsen”, aldus Astrid. “Niet om leveranciers tot duurzame keuzes te verplichten, maar om ze bewust te maken van mogelijkheden. Ook hierin bieden de leveranciersaudits  ons inzicht.” “Het thema duurzaamheid en het belang ervan leeft volop en overal, dus ook bij KTBA”, haakt Valerie in. “Niet alleen voor onze eigen organisatie, maar we adviseren en ondersteunen onze klanten hier ook bij. In België hebben we bijvoorbeeld een retailer die voor een eco-label op verpakkingen kiest. Een andere retailer hecht juist waarde aan recyclebare verpakkingen. Elke stap is een welkome stap. Prachtig als je zo de keten kunt borgen.” “KTBA heeft ons hierbij ook geholpen”, merkt Astrid op. “Zo hebben ze een vragenlijst rondom dit thema opgesteld die ons helpt de prioriteiten van de leverancier op dit vlak zichtbaar te maken. KTBA brengt daar vervolgens advies op uit.” Astrid gelooft dat met de verworven inzichten ook een mooie rol is weggelegd voor de inkopers van Brand Masters. Zij krijgen zo de ruimte om kennis te delen en bewustwording te creëren.

Bedrijf naar een hoger plan tillen

Binnen de foodbranche zijn leveranciersaudits een waardevolle dienst voor elk bedrijf om de voedselveiligheid, op nationaal en internationaal niveau, zo optimaal mogelijk te waarborgen.

“We zijn als organisatie de afgelopen jaren enorm gegroeid en innoveren continue, maar daar moet je wél op tijd voorbereidingen voor treffen. Als je je bedrijf naar een hoger plan wilt tillen, dan moet je investeren in audits”, legt Astrid uit. Een leveranciersaudit maakt de leverancier bewust van het belang om zijn zaken goed op orde te hebben. Voor de leverancier is dit ook extra feedback, waar zij mee aan de slag kunnen gaan, zo kun je het ook zien.

ASTRID DE WEERD
Senior QA Officer bij Brand Masters

“Ik ben blij dat ik een partner heb als KTBA. Flexibiliteit tekent onze samenwerking. Niet alleen als het goed gaat, maar ook als we tegen dingen aanlopen.”

KTBA neemt de zorg uit handen

Brand Masters heeft veel kennis in huis, maar door drukke werkzaamheden ontbrak het medewerkers nogal eens aan tijd. KTBA neemt deze zorg nu uit handen.

“Voordat we met KTBA in zee gingen, hadden we ook nog andere potentiële partners aan tafel uitgenodigd”, vertelt Astrid. “Uiteindelijk ontstond er een top drie van favorieten. KTBA kwam als winnaar uit de bus. Omdat ze alles onder één dak heeft en de verhouding prijs-kwaliteit prima is. We maken inmiddels ook van de diensten op het gebied van labeling gebruik en krijgen ondersteuning bij zaken over wet- en regelgeving. KTBA denkt ook echt met je mee. Ze wacht niet af, maar draagt ideeën en suggesties aan, afgestemd op wie we zijn. Daar heb je als organisatie veel aan. Als je als adviseur aldoor nee zegt, gaat de deur bij ons steeds verder dicht. Bij KTBA ging die steeds verder open. Ik ben blij dat ik een partner heb als KTBA. Flexibiliteit tekent onze samenwerking. Niet alleen als het goed gaat, maar ook als we tegen zaken aanlopen. Kijkend naar de toekomst denk ik dat we KTBA veel meer nodig gaan hebben”, zegt Astrid. “Dit horen we graag”, reageert Valerie. “KTBA is inderdaad een one-stop-shop voor allerlei expert services die te maken hebben met voedselkwaliteit- en veiligheid. We leveren maatwerk en de klant staat daarbij altijd centraal. We werken graag samen met bedrijven die open staan voor advies en een goede discussie op z’n tijd niet schuwen. Brand Masters is er absoluut één van.”